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Cómo aprovechar los asistentes virtuales para crear una ventaja injusta


La pandemia y los bloqueos resultantes dejaron en claro que la fuerza laboral remota es un recurso valioso. Los empleadores se vieron obligados a hacer que sus equipos trabajaran desde casa de inmediato y no es ningún secreto que muchas empresas tuvieron un comienzo difícil. Sin embargo, una vez que las cosas encajaron en su lugar, tanto los empleadores como los empleados se dieron cuenta rápidamente de cuán poderoso podría ser este enfoque.

Facebook anunció que la mitad de su fuerza laboral trabajará de forma remota dentro de diez años. De hecho, muchas empresas mantienen su modelo de negocio remoto debido a todos los beneficios que implica. Los propietarios de pequeñas empresas, especialmente, están en una excelente posición para aprovechar los asistentes virtuales para crear una ventaja injusta sobre sus competidores.

En primer lugar, tratar de mantenerse al día con las tareas del día a día mientras espera escalar su negocio al mismo tiempo genera muchas noches de trabajo. Cuando entregas tus tareas diarias a un asistente virtual, eso va a cambiar. ¡No más trabajar hasta altas horas de la noche solo para volver a trabajar antes del amanecer! Eso hace una gran diferencia en su nivel de productividad; en realidad, ¡hace una gran diferencia en su vida en general!

Los asistentes virtuales se hacen cargo de las operaciones diarias necesarias para mantener su negocio organizado. Tiene la libertad de concentrarse en el panorama general que es escalar su negocio.

Descubriste un cambio de juego: ¡aprovéchalo!

Es importante mantener a sus empleados clave enfocados en las tareas que mejor utilizan sus fortalezas en lugar de perder el tiempo en tareas mundanas. Necesitan concentrarse en las tareas que son fundamentales para su negocio. Cualquier planificación estratégica, por ejemplo, sería mejor manejada por los miembros clave de su equipo.

Cuando necesite agregar empleados a su fuerza laboral en el futuro, decida si contratar o no un asistente virtual en lugar de un empleado en el sitio. Comience por delinear las tareas específicas que implicará el trabajo. ¿Serán tareas de oficina de nivel inferior? Un asistente virtual podría manejarlos por usted.

Determinar qué entregar

Si usted es propietario de una pequeña empresa y ha decidido pasar algunas de sus tareas diarias de oficina a un VA, es posible que no se sienta cómodo entregando todo a la vez. Decida qué tarea requiere más tiempo y comience allí.

Algunas tareas que realizan los asistentes virtuales incluyen:

  • Gestión del calendario: esto incluye coordinar y programar llamadas y citas, confirmar citas, proporcionar recordatorios necesarios y reprogramar citas.
  • Gestión de correo electrónico y contactos: use asistentes virtuales para filtrar correos electrónicos, agregar personas a los contactos, actualizar la información de contacto y agregar contactos a su sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM).
  • Tareas telefónicas: un asistente virtual podría manejar tareas de recepcionista ligeras y transcribir mensajes de correo de voz.
  • Desarrollo comercial: los VA podrían hacerse cargo de la investigación de clientes potenciales, la ubicación de direcciones de correo electrónico o incluso el diseño de presentaciones.
  • Tareas de gestión: la elaboración de informes, la recopilación de datos o incluso la selección de perfiles de LinkedIn para descubrir posibles empleados se pueden realizar de forma virtual.
  • Operaciones diarias—Necesita liberar su tiempo—y el de sus jugadores clave—para enfocarse en el futuro de su negocio. Los asistentes virtuales pueden manejar fácilmente sus tareas diarias, como la configuración de proyectos en el sistema de gestión de proyectos, la entrada de datos, la programación de publicaciones en redes sociales, la conversión de archivos y la gestión de archivos.

Robert Nickell, fundador de Rocket Station, líder en la industria de la fuerza laboral remota, compartió este consejo. “Una buena regla general al decidir si contratar o no un VA es que si la tarea se puede completar en una computadora o por teléfono, un asistente virtual puede encargarse de ello”.

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Mantenga estas tareas prácticas

Querrá estar al tanto de todo lo que sea esencial para hacer crecer su negocio. En parte, esas serían las tareas que realizan los miembros del equipo central que le permiten a su empresa mantener un récord de desempeño estelar en la industria.

¿Ya los estás tachando en tu cabeza?

Echemos un vistazo amplio a dónde debe utilizar las fortalezas de sus empleados clave.

  • Competencias centrales: las cosas que hacen que su empresa se destaque en la industria deben ser manejadas por los miembros principales de su equipo. Por ejemplo, cualquier planificación estratégica que involucre cambios en un procedimiento o en las operaciones diarias sería algo que sus empleados de mayor confianza manejarían, ¡por razones obvias!
  • No pase por alto sus áreas problemáticas: si tiene problemas con un área de su negocio, no se la entregue ciegamente a un tercero sin resolverlo primero. Si lo hace, es poco probable que resuelva el problema. Asegúrese de que sus asistentes virtuales tengan un proceso documentado a seguir en lugar de contratar a alguien que simplemente diga que tiene una solución para usted. Eso no es un buen augurio desde el principio.
  • Nunca subcontrate la gestión de despidos: un buen jefe da buenas y malas noticias en persona. Si se enfrenta a despedir a varias personas debido a circunstancias imprevistas, es aceptable consultar con un experto externo. Ellos pueden ayudarlo a determinar la mejor manera de manejar esa situación.

Mantén tu cabeza en el juego

Como dijo Nickell anteriormente, cualquier tarea que se pueda realizar en un teléfono o en una computadora puede ser completada por un asistente virtual, con el conjunto adecuado de habilidades, ubicado en cualquier parte del mundo.

Algunos empleadores prefieren contratar a su propio personal virtual a través de anuncios en bolsas de trabajo. Otros usan agencias como Rocket Station que brindan a los empleadores asistentes experimentados que poseen las habilidades necesarias para realizar el trabajo.

Algunas agencias de asistencia virtual dotan a su empresa de VA de los Estados Unidos y otras contratan a su fuerza laboral de países extranjeros. India y Filipinas son los mayores proveedores de asistentes virtuales, y los empleados que son contratados en estos países en desarrollo suelen estar muy agradecidos por la oportunidad de mejorar sus vidas.

Su empresa se beneficiará de su gratitud.

“Contratamos a todos nuestros VA en Filipinas”, dijo Nickell. “Es difícil encontrar trabajo allí y se siente bien saber que estamos mejorando vidas. Actualmente empleamos a más de 800 personas y estamos en camino de escalar a 1,000 para fines de 2021”. Nickell continuó: “Hoy, el ciudadano filipino promedio gana aproximadamente $929.90 por mes. La tarifa de pago por hora de un asistente virtual oscila entre $ 4 y $ 9 por hora. Nuestros empleados tienen la oportunidad de superar el promedio mensual cuando poseen una amplia gama de habilidades y hablan un inglés impecable”.

Muchos empleadores evitan contratar VA en el extranjero porque temen enfrentarse a la barrera del idioma. Sin embargo, eso ya no es un impedimento realista porque la mayoría de los VA en el extranjero hablan inglés y, a menudo, también otros idiomas.

En última instancia, no es difícil crear una ventaja injusta cuando decide contratar asistentes virtuales. Contratarlos es realmente todo lo que se necesita porque lo libera para dedicarse al negocio de escalar. Por supuesto, cada empleador tiene abierta la misma ventana al éxito que usted. Simplemente no han elegido hacer el cambio para mejor.

Usted, por otro lado, verá un impacto positivo en su empresa cuando contrate asistentes virtuales. Para empezar, los niveles de producción aumentan, los costos generales disminuyen y no tiene que preocuparse por perder a un empleado si se muda fuera del área.

La fuerza de trabajo virtual seguirá creciendo porque han demostrado que pueden concentrarse en la tarea que tienen entre manos: ¡háganla suya!